Compliance se traduce como cumplimiento; pero va más allá, porque es un conjunto de sistemas y procedimientos de buenas prácticas, basados en la autorregulación, para lograrlo es necesario:
Crear un código de conducta, un código de ética con una política sobre conflictos de interés, se requiere abrir áreas de investigación, líneas de denuncia, crear controles operativos, establecer manuales de procesos de consecución de eventos para cada área, por más sencillo que parezca.
Marcar los parámetros de las consecuencias y responsabilidades legales que cada área puede enfrentar. Además de mucha capacitación, apoyo de los directores y encargados de cada área o departamento.
Con esto aseguran que todos en dado momento, puedan continuar con el procedimiento, evitar caer en incumplimiento, y obtener respuestas a posibles dudas. Imaginen que el encargado de compras o jefe de área, deba de autorizar o firmar documentos de vital relevancia; no se encuentra, y no hay nadie más autorizado o con el conocimiento necesario, para suplir. Al crear estos manuales de consecución de procedimientos, siempre hay un segundo, un tercero o un cuarto a cargo y todo el equipo puede apoyar, dado el caso.
Al cumplir con las normas, las reglamentaciones y manuales de procedimiento al pie de la letra, en caso de conflicto en una auditoría, demostrarán que cumplieron. Cuando pierden o saltan un eslabón en la cadena, aparece un hueco, quizá porque alguien olvidó u omitió una evidencia.
Hacer lo correcto evita problemas y pérdida de confianza. Hay que generar buenos procesos y procedimientos.
No se debe pensar que las situaciones o problemas se solucionarán sobre la marcha; hay que establecer una estrategia, para elegir a una persona con experiencia dentro la empresa que tenga conocimiento sobre todas las áreas, con visión de lo que sucede dentro; pero también en el exterior de la organización, que ayude a identificar riesgos, que sea el encargado de recabar información, investigar y de ser necesario someter a comité disciplinario; esta persona será el Oficial de cumplimiento.
Dependerá del tipo de compañía y tamaño de la empresa; de acuerdo al protocolo que se haya determinado; mismo que puede ser interno; con asesoramiento externo para que realicen el análisis de riesgos con posibles escenarios, que pueden ser financieros, legales, operativos, de reputación; ver como mitigarlos y evitar que se materialicen.
Es indispensable que el encargado de la gestión de riesgos, conozca:
– La Norma ISO 19600 Sistema de gestión del cumplimiento-directrices, “Esta Norma Mexicana proporciona orientación para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener, mejorar un sistema de gestión del cumplimiento eficaz y responsivo dentro de una organización.
Las directrices sobre los sistemas de gestión del cumplimiento son aplicables a todo tipo de organizaciones. El alcance de la aplicación de estas directrices depende del tamaño, estructura, naturaleza y complejidad de la organización. Esta Norma Mexicana se basa en los principios de buena gobernanza, proporcionalidad, transparencia y sostenibilidad.”
– La Norma ISO 37001 Sistema de gestión antisoborno, (Cualquier institución o empresa privada puede adoptarla, siempre y cuando se ajusten a los estándares definidos en la misma, para ser evaluados por un organismo certificador.) Esta Norma establece un estándar internacional en esta materia, cuyo principal objetivo es; promover la cultura antisoborno en una organización e implementar los controles adecuados para aumentar la posibilidad de prevenir, detectar y mitigar el riesgo.
Para aplicación de estas Normas, se deben de crear modelos de organización, definir roles y responsabilidades, adoptar políticas antisoborno, toda la información debe estar documentada, realizar entrevistas al personal para análisis y evaluación de conocimiento en el área, e incentivar la mejora continua; para evitar caer en incumplimiento y evitar problemas legales en todas las áreas.
Un principio general del Derecho, dice: El que afirma está obligado a probar; al implementar este sistema, se pueden tomar medidas para prevenir, detectar, controlar, defender a la organización y demostrar que ha sido seria en su forma de trabajar; de ésta forma se protege ante cualquier eventualidad.
Pero lo más importante es la voluntad sincera de querer cumplir e irse por el camino de la integridad, por parte de quien encabece la organización; para evitar caer en incumplimiento, sanciones o multas; por desconocimiento, falta de organización, coordinación y planeación de todas las áreas.
Según datos del INEGI: Al nacer, la esperanza de vida de los negocios en México, por sector económico nacional: Manufacturero, Comercial, Servicios privados no financieros, en total es de 7.8 años.
La clave para que sobreviva más allá; es crear una cultura de Compliance, sin importar de que estructura se trate; una A.C., S.C., S.A., etc. Cualquier tipo de compañía que aspire a una vigencia y a ser reconocida, debe implementarla.
Espero haber sembrado en ustedes la curiosidad por ahondar más en el tema; cuando se decide emprender y ser empleadores formales, se cumple el sueño al verlo materializado. Sea cual sea el tamaño de la empresa, puede ser de recién creación o venga de generación en generación; es de vital importancia consolidarla.
“En palabras de Windelban: el sol de la necesidad natural resplandece igualmente en el justo y en el injusto, pero la necesidad que advertimos en la validez de las determinaciones lógicas, éticas y estéticas, es una necesidad ideal, que no es la del tener qué ser y la de no poder-ser-de otra manera, sino la del deber ser y del poder- ser-de otra manera.”
Un artículo es siempre fruto de ideas, experiencias y proyectos realizados. La lectura nos transporta y nos refleja distintas maneras de pensar; con ello nos permite descubrir, que ha perdurado y que ha cambiado.
Pensando en eso y en ustedes queridos lectores, es que con gran satisfacción abordaré diversos temas, que les puedan proporcionar un panorama diferente, de forma amena y de fácil lectura; basado desde mi conocimiento, experiencia y la investigación.
Deseo expresar mi agradecimiento a SINDEMEX y a la C.P. y L.D. María Cecilia González Olvera, Coordinadora Nacional de Vinculación Empresarial y Jurídica de SINDEMEX, por el espacio brindado.
Fuente: INEGI y Normas publicadas por la Organización Internacional de Normalización: ISO 19600, ISO 37001.
Hoffman, Roberto, Introducción al estudio del Derecho, Universidad Iberoamericana, 2da. Edición 1998; p. 49.
¡Éxito!, Nos vemos en nuestro próximo artículo.
L.D. Heidy Vázquez Rodríguez.
Asesor y Especialista en Derecho Civil.
Lic. en derecho con más de 20 años de experiencia en el ámbito legal empresarial.
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